Algunas notas críticas sobre la legalización de libros mercantiles

Programa Legalia para la legalización de libros

Una de las novedades de este año en relación a las obligaciones de asesores y empresas es la de proceder a la legalización de los libros mercantiles (libro de actas, libros contables, etc.) de manera telemática.

Antes lo que se hacía con estos libros era llevarlos al registro mercantil correspondiente y allí se les hacía un troquelado o sellado, de tal manera que se impedía modificar con posterioridad su contenido. Es decir, lo que se pretende es evitar alteraciones posteriores. Explica muy bien como se hacía el notario Luis Prados:

Más sobre el proceso de legalización en el Registro Mercantil de Madrid.

Pues bien, ahora esto se hará de manera telemáticamente y ello en base al artículo 18 de la ley de emprendedores y a una Instrucción de la Dirección General de los Registros y el Notariado de febrero de este mismo año.

El profesor Jesús Alfaro ya expuso las dudas de constitucionalidad que le provoca esta normativa en este post ya que obliga a trasladar al registro mucha información reservada de la empresa (lo que se dice en una junta, por ejemplo). Ignacio Gomá, notario, expuso también una serie de problemas sobre el mismo tema aquí y lo ha compilado en el blog Hay Derecho hoy mismo.

Lo que estos autores critican, entre otras cosas, es:

1- que se obliga a "pasar por caja" todos los años a todas las empresas (si quieren tener abierto el Registro Mercantil) frente a lo que antes era una cuestión de hacerlo sólo cada vez que el libro se acababa y eso dependía en gran medida del tamaño o volumen de operaciones de la empresa. Es decir, no existía un gasto anual obligatorio.

Pero ahora sí, ahora todos los años se deben legalizar los libros y todos los años hay que pagar al registrador. ¿Un pago para sufragar el traslado del registro civil?

2- Que se puede dar traslado de acuerdos o deliberaciones internas de la sociedad al Registro. Acuerdos que no importan a terceras personas ajenas a la sociedad y que corren el riesgo de ser accedidos por personas o competidores a los que los mismos nada importan.

Hay que tener en cuenta que el Registrador, en teoría, no valida o califica el contenido, sólo pone un sello o troquel en un folio para evitar alteraciones.

Ahora, para ello se usa un hash, en concreto SHA256, como dice la Instrucción:

"D) Rutina cálculo huella digital:

Para generar la huella digital correspondiente a cada libro, se aplicará al fichero de dicho libro el algoritmo estándar SHA256 (RFC 6234) el cual producirá un hash de 256 bits (32 bytes), dicho conjunto de bits a su vez se codificará para su conversión en texto según el estándar base64 (RFC 4648)."

Es decir, de los ficheros remitidos se obtendrá, además su huella digital, pero sí es cierto que se refiere en todo momento a la remisión del libro correspondiente. Además, los libros irán contenidos en un fichero .ZIP

"Todos los ficheros que componen la legalización se encontrarán comprimidos en un archivo con extensión.ZIP. La tecnología de compresión para conseguir el fichero.ZIP será la de la versión 2.0 o anteriores. Todos los ficheros incluidos en el.ZIP penderán directamente de la raíz (sin estructurarlos en directorios). El algoritmo de compresión será el Deflate estándar (no el Deflate 64) y no se usarán cifrados ni signaturas."

Es decir, hay un traslado total del contenido de los libros al Registro, sin que este fichero pueda ir cifrado, pues debe poder descomprimirse para verificar las huellas digitales de los archivos contenidos.

Ignacio Gomá plantea como solución remitir los libros cifrados, de tal manera que puede comprobarse su huella digital pero no accederse al contenido. El problema es que la Instrucción dice que:

"El contenido de los ficheros legalizados y de los demás documentos presentados se ajustará a lo establecido en esta Instrucción. De lo contrario, el Registrador suspenderá la legalización de los libros en la forma prevista en el Reglamento del Registro Mercantil."

¿Podría el registrador suspender la legalización si no puede acceder a alguno de los libros? Hay que tener en cuenta que este artículo habla del "contenido" de los ficheros legalizados, no de su formato o datos asociados (nombre de archivo, extensión, etc.)

Tengo la duda (así que es muy posible que lo pruebe y cuente la experiencia).

Al margen de estos problemas, muy importantes sin duda, se me ocurren otras preguntas.

Supongo que ya lo estaban, pero ¿se ha incluido a los Registros Mercantiles en el Catálogo de Infraestructuras Críticas (que es secreto, por cierto), artículo 4 Ley 8/2011? En temas de espionaje industrial no se me ocurre mejor objetivo a atacar que un registro que tiene información interna de todas las empresas de España, por ejemplo.

¿La información la almacena cada registro mercantil o se almacena de forma centralizada? ¿Como se limita el acceso entre registros?

Los registradores han puesto para descarga un archivo que facilita la cumplimentación y presentación telemática de los ficheros, por supuesto no para Linux y ni tan siquiera para Mac, sólo para Windows. ¿Sería justificación suficiente el trabajar en Linux para presentarlo en un USB acogiéndonos a lo dispuesto sobre la existencia de problemas técnicos?

"Cuando por problemas técnicos no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía telemática, excepcionalmente se permitirá la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con las siguientes requisitos.

a) Debe existir una imposibilidad manifiesta que impida la presentación por vía telemática mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores.

b) Deberán utilizarse soportes de almacenamiento de datos entre los más habituales en el mercado.

c) Los ficheros de los libros presentados para su legalización deberá cumplir los requisitos técnicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I.

d) Se deberá presentar la instancia de solicitud de legalización de libros presentados en soporte magnético del artículo 330 del Reglamento del Registro Mercantil que se ajustará al modelo especificado en el anexo II. A la instancia de legalización se acompañará una relación de libros cuya legalización se solicita con indicación de la firma digital generada por cada uno de ellos por aplicación del algoritmo de huella digital SHA256 (RFC 6234). La relación se ajustará al modelo establecido en el anexo III."

¿Como se acredita la existencia de esos problemas? ¿Son problemas en los sistemas del Registro o del usuario?

Coincido con las graves críticas hechas por los autores citados, lo del coste es vergonzoso cuando el trabajo desplegado se reduce enormemente por la informatización de todo el proceso. ¿Qué justificación hay para ese precio? A mi juicio no responde a un coste real y es una forma de dar dinero a los registradores.

Y lo de remitir el contenido del libro de actas no tiene sentido. Si lo que quiere, necesita, el Registrador Mercantil es la huella digital de un archivo, ¿porqué no basta con remitir esta?. Es decir, el programa genera la huella (que marca un fichero en un estado concreto del tiempo y si se cambia una coma se altera la huella) y que sea eso lo que almacene el registrador, sin ningún acceso a datos o contenidos. Será responsabilidad de la empresa, como hasta ahora, tener el contenido protegido y coincidente con el de la huella declarada.

En definitiva, un nuevo coste para las empresas y una solución que plantea muchos problemas téccnicos y jurídicos y que podría resolverse de manera más sencilla y mejor.